Devido à pandemia muitas foram as pessoas a trocar a secretária do escritório da empresa, pela secretária do escritório de casa, passando a trabalhar remotamente. Nem todas as empresas tinham os recursos para o fazer e investiram, principalmente em computadores portáteis, para conseguirem dar resposta a esta crise, sem parar por completo. Ainda assim, com o material disponível não houve tempo para formar e/ou sensibilizar os seus profissionais para as melhores práticas de segurança.

Trabalhar em casa exige um conjunto de boas práticas de “ciber-higiene” que garantem que os seus dados se mantem seguros. Partilhamos algumas dicas de extrema importância:

• Não deve partilhar informação sensível, nomeadamente, a sua localização ou dados pessoais. Quem conseguir descobrir os seus dados pode usá-los de forma maliciosa. Sempre que possível utilize as opções de criptografia ponta-a-ponta, protegendo melhor a informação trocada.

• Mantenha o software atualizado para garantir que tem disponível todas as novas opções e funcionalidades, assim como, as versões mais recentes de segurança.

• Ligue a webcam e o microfone apenas quando for estritamente necessário. Por vezes, as sessões são gravadas e deixamos de ter controlo sobre a privacidade dos nossos dados e não se esqueça que a webcam e o microfone podem ser acedidos remotamente.

• Convide os participantes das suas reuniões de forma segura, utilizando o envio de um identificador e palavra-passe. Pode ainda exigir que os utilizadores sejam autenticados mediante um login, antes de aceder a uma sessão nas plataformas.

• Quanto à partilha de informação no ecrã, as boas práticas recomendam que apenas o anfitrião o deva fazer e, se possível, deverá utilizar uma marca de água de modo a proteger a sua propriedade intelectual.

• A criação de uma sala de espera virtual, possível em algumas plataformas, pode ser uma ferramenta útil para o ajudar a monitorizar os convidados que vão chegando, selecionando os que podem ou não participar, e permitir explicar as regras da reunião.

• Para impedir que estranhos acedam à reunião depois do seu início, basta “trancar a porta” da reunião. Esta funcionalidade também só está acessível em algumas plataformas.

• Selecione, sempre que tiver essa possibilidade, a opção que impede o envio de ficheiros no serviço de mensagens, por parte dos participantes. Poderá impedir a difusão de conteúdo perigoso (vírus), durante conversas com grupos maiores.

• Decida quais os participantes podem gravar a reunião. Lembre-se que esta opção não é inteiramente segura, pois existe o risco de a reunião ser gravada através de software externo.

• A par dos referidos a cima, é importante manter presente as regras e cuidados de ciber-higiene que são indispensáveis na utilização segura das diferentes plataformas. São ainda importantes para trabalhar remotamente sem correr riscos:
  • Use palavras-chave fortes, altere-as com frequência e tenha uma para cada plataforma;
  • Faça backups regulares;
  • Não abra e-mails ou clique em anexos e links desconhecidos;
  • Evite trabalhar em WI-FI públicos;
  • Siga as regras para uma boa palavra-chave no seu WIFI doméstico.

Todas estas boas práticas são indispensáveis, mas nem todas as empresas têm os profissionais com a capacidade e a formação para as aplicar à organização. Neste caso, é fulcral pedir ajudar a profissionais certificados, capazes para dar o acompanhamento especializado que garanta a aplicação de todas as regras de segurança, assim como, que disponibilize uma plataforma de apoio às dúvidas e inquietações dos utilizadores.

A Tecnologias Imaginadas disponibiliza serviços para a implementação de soluções de trabalho remoto que, de forma segurança, permitem que mantenha o foco apenas no que lhe é mais importante, o seu negócio.