Grandes ou pequenas, as organizações devem preocupar-se com a gestão de processos e na forma como os melhorar, com o objetivo de garantir um desempenho irrepreensível. Um BPM pode ser a ferramenta que lhe falta para levar a sua empresa mais além, mas o que é um BPM?

O BPM (Business Process Management) é uma ferramenta de melhoria e padronização dos processos que tem como objetivo satisfazer o cliente, assim como, o aumentar a eficácia e eficiência da empresa, como um todo. Com esta ferramenta de gestão de processos, a empresa é capaz de analisar, definir, executar, monitorar e gerir os processos com mais efetividade, ganhando competitividade no mercado onde trabalha.  

Ao definir os processos da organização de acordo com as regras de BPM, a tomada de decisão pelo gestor fica simplificada. Isto acontece porque todos os passos do processo são definidos ao detalhe, são identificados os intervenientes em cada um, assim como, os objetivos. Desta forma reconhecemos os passos cruciais ao sucesso do processo, ajudando a gestão.

Com a utilização desta ferramenta conseguimos garantir melhorias contínuas nos processos, e desta forma, aproximamos a empresa das necessidades dos clientes, corrige-se erros, diminui-se custos e aumenta-se a eficácia, eficiência e, consequentemente, a competitividade. Para além destas, conseguimos identificar mais vantagens da utilização desta ferramenta:

1. Redução de custos – a ferramenta agiliza o processo e otimiza a utilização dos recursos, por exemplo: diminuição do desperdício na produção, aumento da quantidade produzida, redução do tempo total do processo.

• Melhoria das análises – com o projeto delineado de forma detalhada, o gestor consegue facilmente identificar problemas e possibilidades de melhoria no processo.

• Cumprimento do regulamento – ao construir o processo minuciosamente, os colaboradores perdem margem de erro, pois têm as fases bem construídas, limitando o seu poder de ação ao que se encontra descrito no processo.

• Maior eficiência – resultante da melhoria contínua do processo, o tempo de trabalho útil dos envolvidos é superior.

• Resultados rápidos – Com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa são mais ágeis. As empresas que utilizam a ferramenta BPM conseguem produzir mais em menos tempo, aumentando a satisfação e criando valor para o cliente.

• Adaptação à mudança – ao ter o processo todo definido de forma detalhada, torna-se mais simples efetuar qualquer alteração ao mesmo, simplificando o processo de melhoria contínua.

• Aumento da produtividade – A padronização dos processos é o motor do aumento da produção, que por via da organização consegue perceber todos os detalhes necessários para produzir mais e melhor diariamente.

• Transparência – Todos os envolvidos estão conscientes dos processos e das atividades que podem executar, fazendo-as com mais qualidade e, sobretudo, com maior ligação aos objetivos da empresa. Isso melhora a comunicação interna entre os colaboradores e cria uma cultura de empatia.

O BPM pode passar apenas pela delineação do processo de forma esquematizada, mas torna-se mais influente nos resultados da empresa quando se torna uma ferramenta ligada diretamente à gestão dos fluxos de negócio definidos. Por tudo isto é aconselhável a qualquer empresa, independentemente da área de negócio e dimensão, utilizar um BPM.