As novas regras da legislação europeia que obrigam à emissão de fatura eletronica na contratação pública, impõe que a partir de dezembro deste ano todas as empresas já devam emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por esta via. 

Esta diretiva está no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas, tem como base a harmonização das regras, a simplificação da lei e a criação de condições para que os documentos fiscais passem a ser emitidos e conservados de forma digital.

O que é uma fatura eletrónica? A fatura eletrónica trata-se de “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”, segundo a diretiva 2014/55 da União Europeia.

Todos os documentos que são digitalizados e enviados via e-mail ou mesmo uma fatura em formato PDF não são faturas eletrónicas. Segundo a legislação aprovada os dados do documento devem ser inseridos num software para o efeito que siga um modelo europeu definido. Este mesmo sistema envia diretamente a fatura para o comprador. Sendo que, se forem utilizados os programas certificados, a Autoridade Tributária e Aduaneira (ATA) terá acesso a essas faturas.

Lembramos que deverá guardar as faturas por um período de 10 anos, o mesmo tempo aplicável anteriormente à faturação em papel, respeitando as seguintes obrigações: integridade, legibilidade e acessibilidade por parte da ATA.

A implementação desta medida visa simplificar as trocas comerciais entre os Estado-membros, mas traz inúmeras vantagens para as empresas. A utilização da faturação eletrónica é capaz de diminuir a burocracia e o tempo necessário ao preenchimento e envio de faturas. Deixamos de lado o modelo arcaico do papel e ajudamos o ambiente com o decréscimo do material de impressão. O ambiente agradece ainda o fim das emissões de C02 consequência do transporte no envio pelo correio. Adicionalmente, como não há papel há poupança em espaço físico, porque agora o arquivo passa a ser digital. Aqui está ainda outra vantagem, a facilidade de consulta do arquivo digital, sempre seja necessário.

Estas soluções são mais seguras e privadas, porque não corremos o risco de extravio no envio e como o processo de envio ao comprador é mais rápido, significa que irá receber mais depressa.

Salientamos mais uma vantagem, a diminuição do erro porque todas as ações do processo são automatizadas.

Poderá consultar a lista dos programas que cumprem todos os requisitos legais está acessível na página da Autoridade Tributária, mas não se prenda a dúvidas e receios, deverá encontrar um parceiro e consultor informático que o ajudará a cumprir com todos os requisitos necessários e escolher um software que siga um modelo europeu definido e melhor se adapte ao seu modelo de negócio. Entre em contato com a Tecnologias Imaginadas para o ajudar nesta mudança que acelerará a sua empresa.