Um dos grandes desafios de uma empresa é saber comprar corretamente e, para isso, precisa de uma estratégia assertiva para eliminar os principais erros desta tarefa, nomeadamente: matéria prima de baixa qualidade, excesso ou falta de material e desperdício orçamental.
O departamento de compras tem às costas a responsabilidade de gerir a eficiência do processo de compras de uma empresa, ou seja, comprar boa matéria-prima, em quantidade correta no momento necessário. Esta atividade tem também a responsabilidade de negociar com os fornecedores, tentando baixar os preços dos produtos sem diminuir a sua qualidade. Esta seção compra, não só para garantir a produção, mas também o normal funcionamento das atividades,
adquirindo, por exemplo, material de escritório.
Quanto mais eficiente é este departamento, mais eficiente é o negócio, porque se garante uma produção com qualidade, na quantidade desejada e um preço razoável. As vendas aumentam porque nos certificamos da qualidade dos produtos, aumentamos a margem de lucro porque garantimos que a matéria-prima é comprada a um bom preço, e tudo isto torna a empresa mais competitiva.
O que faz com que este departamento faça escolhas assertivas, alavancando a produtividade e competitividade da empresa passa por um planeamento com minúcia de todas as aquisições, detalhando qualidade, quantidade, tempo e lugar da entrega. A escolha dos fornecedores mais adequados para cada serviço e produtos pode ser um desafio e requer experiência, mas quando se consegue uma relação de confiança entre empresa e fornecedor torna o processo negocial mais flexível e permitindo melhor ajustar os termos e condições de compra.
A emissão de pedidos deve ser acompanhada por um registro, aliás todas as negociações e cotações devem ser registradas para possam servir de ajuda em negociações futuras. Uma organização eximia na determinação do destino dos produtos, agregando, sempre que possível várias encomendas, diminuindo o número de voltas no transporte. Há redução de custo nas entregas e poupamos o ambiente.
Este departamento deve também manter o fluxo contínuo de mercadorias, garantindo que a produção tem todos os bem necessários. A estes profissionais é também exigido o desenvolvimento de uma checklist detalhada de todas as compras e o seu estado, assim como, dos pagamentos. Com esta informação deverá fazer um relatório para que a gestão tenha toda a informação e sempre atualizada.
O que torna possível todos os pontos mencionados acima é um software de gestão, que para além das compras deve incluir todos os outros elementos da administração empresarial, permitindo uma gestão integrada e assertiva, aumentando a competitividade da empresa.
Um software de gestão deve ser completo para que seja possível ter toda as informações relevantes sobre o negócio num único sítio, e com estes dados conseguir gerir com eficácia. Se juntarmos a este ERP a mobilidade, todos os gestores ou responsáveis organizacionais conseguirão, a partir de qualquer localização, realizar encomendas, receber alertas, antecipando possíveis ruturas de stock e controlar todo o circuito, da compra até à venda.
Em suma, as compras devem aliar a estratégia do negócio às políticas da sua divisão com o objetivo de criar vantagens competitivas e impactar positivamente o desempenho da organização. É exigido a estes profissionais que tenham conhecimento sobre o ambiente de negócios e motivações para uma crescente valorização da cadeia de abastecimento. O conhecimento sobre o mercado permite reconhecer quais as fontes de competitividade e garante através de um planeamento assertivo as compras a preços vantajosos.
Este departamento deverá saber desenhar um dashboard de monitorização e controlo do desempenho da gestão de compras e fornecedores, utilizando o software de suporte que lhe permita fazer o cruzamento de vários dados, possibilitando fazer as escolhas assertivas e estratégicas para a empresa.
