As soluções Enterprise Resource Planning (ERP) conjugam dados, tecnologia e operações de negócios. Reduzir os riscos associados à implementação de um ERP é fundamental, não só no momento em que o sistema é instalado, mas também na fase posterior.
Uma das principais tarefas de quem vai implementar ou gerir o projeto é avaliar os riscos existentes, pois se forem ignorados, existe uma forte probabilidade de a implementação falhar. Assim, identificar esses riscos e abordá-los atempadamente ajudará a mitigá-los antes que se tornem um ponto de falha. Isto porque, na maioria das empresas ou projetos, esses riscos podem ser geridos se forem conhecidos com antecedência.
Desde há algumas décadas, as empresas utilizam sistemas ERP para dar resposta a todos os seus requisitos. Quase todos estes softwares vêm com algum risco conhecido de implementação. A questão principal é que, dadas as funcionalidades pré-existentes, as organizações necessitam de tomar decisões estratégicas e significativas.
Há duas hipóteses: ou alteram os processos para se adequar ao sistema, ou alteram o sistema para se adequar aos processos.
Vamos conhecer alguns dos riscos mais comuns associados à implementação de um ERP :
1. Falhas no desenho da solução
Na implementação de um ERP, existe uma forte tendência para adaptar o novo software ao processo atual. Na verdade, a coisa certa a fazer é redesenhar os processos atuais, para que a empresa se adeque à compra de um novo sistema ERP.
A realidade é que nem sempre a opção é fácil. É muito difícil, na maioria dos negócios, alterar processos antigos ou existentes e personalizar o sistema ERP para adequá-lo aos processos atuais. O investimento torna-se dispendioso e demorado. Este é, talvez, o maior risco na implementação de um ERP.
2. Falhas no acompanhamento da implementação por parte do cliente
O apoio dos administradores é crucial para a concretização dos objetivos dos projetos. É fácil para os gestores tornarem-se parte integrante no projeto de implementação do ERP. Mas é muito difícil disponibilizar o tempo destes recursos, para testes-piloto, ou para auxílio na formação de outros utilizadores da solução.
As pessoas que necessitam de ser designadas key users são as mesmas “pessoas-chave” que administram o negócio. Razões como a falta de tempo para se dedicarem a tarefas inerentes à implementação do ERP, podem contribuir decisivamente para um projeto de instalação falhado.
Posto isto, a entrega do cliente ao projeto é um dos riscos a considerar.
3. Formação insuficiente
A falta de formação dos utilizadores é um dos riscos mais comuns na implementação de um ERP, pois está relacionado com o investimento na formação e requalificação dos utilizadores.
O projeto de implementação do ERP vem normalmente com prazos que precisam de ser cumpridos. Como resultado, dificilmente há tempo suficiente para formar a maioria das pessoas e dar-lhes as habilitações necessárias, de forma a atingirem um estado de desempenho satisfatório.
4. Falta de capacidade para recrutar e reter recursos qualificados
Este risco reside do lado da empresa que está a implementar o ERP. Muitas organizações debatem-se atualmente com a dificuldade em recrutar e reter consultores especializados em soluções ERP. Tal acontece pelo facto de a procura de recursos qualificados no mercado, ser bem superior à oferta.
Os implementadores dos maiores fornecedores de ERP, como o SAP, são escassos. Como tal, a possibilidade de não encontrar colaboradores especializados para implementar o projeto representa um risco significativo.
5. Resistência à mudança
Num cenário perfeito, todos os funcionários aceitam que a implementação de um sistema ERP é uma mais-valia. Mas pode não ser o caso, quando falamos com um colaborador que utiliza o mesmo sistema há mais de 10 anos. Provavelmente, já se habituou de tal forma que, se alterarmos os seus hábitos, a realização das tarefas diárias será colocada em causa.
Os recursos que melhor conhecem os negócios, e que são muito bons na execução das suas tarefas, podem ser o maior obstáculo à implementação de novos sistemas. Às vezes, apresentam todas as razões possíveis para o software não funcionar, pois conhecem os negócios de dentro para fora. Assim, a imposição de um ERP pode implicar um risco.
Existem mais riscos associados à implementação de um ERP mas estes, na minha opinião, são os mais importantes ou aqueles que têm um maior impacto.
Luis Fernandes
Diretor de Sistemas Empresariais
