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Assinatura Digital – Perguntas Frequentes (FAQ)

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O que são documentos fiscalmente relevantes para efeitos do DL 28/2019, de 15 de fevereiro?

São «documentos fiscalmente relevantes», os documentos de transporte, recibos e
quaisquer outros documentos emitidos que, independentemente da sua designação,
sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a
conferência de mercadorias ou de prestações de serviços.

Os recibos do Regime do IVA de caixa são considerados «documentos fiscalmente relevantes», para efeitos do DL 28/2019, de 15 de fevereiro?

Sim.

Somos um organismo sem finalidade lucrativa. Os documentos que emitimos nos termos do n.º 20 do artigo 29.º do CIVA são considerados fiscalmente relevantes?

Sim, os documentos emitidos nos termos do n.º 20 do artigo 29.º do CIVA são
considerados «documentos fiscalmente relevantes» para efeitos do DL 28/2019.

As condições previstas para a obrigação de utilização exclusiva de programas informáticos previamente certificados pela AT são cumulativas? Ou basta verificar-se uma delas?

As condições não são cumulativas, bastando que se verifique uma delas para que fique abrangido pela obrigação de utilização de programa certificado pela AT.

Uma sociedade comercial enquadrada no regime normal do IVA e que tenha optado pelo regime simplificado de determinação da matéria coletável, em sede de IRC, está obrigada a utilizar programa certificado de faturação? A partir de quando?

Estando obrigada a dispor de contabilidade organizada verifica um dos critérios que obriga a utilizar programas informáticos certificados para emissão das faturas e demais documentos relevantes a partir da entrada em vigor do DL 28/2019, embora a obrigação possa ser cumprida sem penalidades até ao dia 1 de janeiro de 2020 (conforme Despacho n.º 254/2019 – XXI, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais).

A obrigação de emissão de documentos de faturação através de programa informático certificado pela AT aplica-se aos sujeitos passivos que possuam programa informático de faturação, mesmo que anteriormente não fosse certificado?

Sim. Se utiliza programa informático de faturação, este deve ser certificado.

Se optar pela dispensa de impressão das faturas em papel («fatura sem papel»), estou obrigado a enviar a fatura por transmissão eletrónica de dados para o meu cliente?

Não, a dispensa abrange, também, a transmissão da fatura por via eletrónica. Note-se que a dispensa só é aplicável se o cliente for um particular que fornece o seu NIF e não solicite a impressão da fatura ou a sua transmissão por via eletrónica.

Como posso fazer a opção pela dispensa da impressão das faturas em papel?

Para exercer esta opção deve aceder ao Portal das Finanças, canal E-Balcão, selecionando: Área “e-Fatura” > Tipo de Questão “Adesão Fatura s/ Papel” > Questão “Nos termos Art. 4.º n.º 1″ ou “Nos termos Art. 4.º n.º 2″, consoante reúnam as condições estabelecidas no n.º 1 ou no n.º 2 do Artigo 4.º da referida Portaria.
No campo “Assunto” do E-Balcão, deve indicar: “Portaria 144/2019 – Comunicação Opção – NIF_________”, fazendo referência ao NIF do sujeito passivo aderente.
No campo “Mensagem” sugere-se a seguinte formulação: “Declaro que pretendo optar pela dispensa de impressão de fatura em papel reunindo as condições previstas no Art. 4.º da Portaria 144/2019 de 15 de maio”.

A dispensa de impressão de faturas aos consumidores finais apenas é possível quando se efetue a comunicação das faturas pelo sistema webservice?

Não, se não possui essa capacidade tecnológica, a dispensa de impressão de faturas é ainda possível se, em simultâneo:

– comunicar em tempo real o conteúdo das faturas aos respetivos destinatários através de meio eletrónico;

– cumprir a obrigação de comunicação dos elementos das faturas à AT nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º do DL 198/2012, de 24 de agosto.

Emito faturas por via eletrónica. A partir de 31 de dezembro de 2020 apenas posso utilizar, uma assinatura eletrónica qualificada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados «Acordo tipo EDI europeu»? Ou posso utilizar outros métodos?

A referência, na lei, a estes procedimentos não impede a utilização de outras tecnologias, desde que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.

Pretendo utilizar o SAF-T (PT) como índice do arquivo eletrónico dos meus documentos.
Posso denominar as respetivas imagens com os critérios que tenho vindo a utilizar?

O plano de arquivo é constituído por duas realidades distintas: o ficheiro relativo ao índice (a listagem identificativa dos documentos) e as imagens dos documentos.

Utilizando o SAF-T (PT) como índice, as imagens terão que ser guardadas de forma sequencial e ininterrupta, intitulando-as de acordo a al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, ou seja:

Documentos rececionados e documentos emitidos por meios não informáticos.

O índice é constituído pelo SAF-T (PT) relativo à contabilidade e as imagens dos documentos devem ser denominadas de acordo com a «Chave única do movimento contabilístico» da estrutura do SAF-T PT (campo TransactionID) do registo contabilístico a que derem suporte;

Documentos emitidos por meios informáticos

O índice é constituído pelo SAF-T PT relativo à faturação e as imagens dos

documentos devem ser denominadas acordo com «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» da estrutura do SAF-T PT, i.e., binómios compostos pelos campos InvoiceType e InvoiceNo; MovementType e DocumentNumber; WorkType e DocumentNumber; PaymentType, e PaymentRefNo.

Para efeitos de realização do arquivo eletrónico dos documentos é possível digitalizá-los após eventuais averbamentos realizados pelos serviços de contabilidade?

Ocorrendo o processo de digitalização dos documentos após a sua contabilização, as imagens podem conter eventuais averbamentos realizados posteriormente à sua emissão desde que os mesmos não ponham em causa a legibilidade dos elementos originais que devam exibir.

Fonte: Autoridade Tributária

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