A gestão escolar assente numa plataforma ERP pode facilitar as decisões, simplifica o fluxo de trabalho e permite a centralização de toda a informação num ponto único.
O ensino é uma das, senão a mais importante, dimensão para o desenvolvimento sustentável das sociedades e, por isso, grandes desafios se colocam aos profissionais e gestores desta área, quando a velocidade da troca de informação faz mutar constantemente as necessidades da sociedade.
Para os profissionais com responsabilidades de gestão em estabelecimentos de ensino, os principais desafios centram-se na melhoria da qualidade pedagógica, na redução de custos, na produtividade e na gestão dos recursos humanos, fator determinante para a qualidade do ensino e consequente contributo para o desenvolvimento do país.
A utilização de um software que consiga centrar os diferentes processos essenciais da gestão escolar num epicentro de informação, torna-se crucial para o exercício das funções de direção, de gestão pedagógica e administrativa de estabelecimentos de educação e de ensino.
Para desempenhar a função de gestão escolar, existem quatro pontos essenciais a serem considerados: Gestão Pedagógica, Gestão Financeira, Gestão de Pessoas, Gestão de Tempo e Eficiência dos Processos. Analisemos cada um deles.
A gestão pedagógica incluí o planeamento dos objetivos, conteúdos e métodos relacionados à educação. Os conteúdos programáticos são definidos, considerando as diretrizes nacionais, mas as metodologias e a prática que permitem os alunos alcançarem esse conhecimento devem ser trabalhados escola a escola, com base na sua filosofia de ensino. Há vários modelos de ensino com base em diferentes propósitos: os que valorizam a experimentação e outros a autonomia, para dar alguns exemplos. Para se atingirem os objetivos é necessário a marcação de aulas, de experiencias, de eventos que possam permitir essa aprendizagem. Toda esta organização seria simplificada com uma ferramenta que interliga os diferentes assuntos e pessoas facilitando a troca de informação e o contacto com todos os intervenientes.
A gestão financeira reflete sobre as necessidades estruturais da escola, colocando à disposição os recursos necessários, para isto acontecer as finanças de uma escola devem estar equilibradas e saudáveis. Torna-se indispensável um controlo das contas a pagar e a receber, ter uma visualização clara dos gastos fixos e variáveis, assim como, ter medidas para os incumprimentos e desenvolver estratégias para a captação de novos alunos. Uma ferramenta ERP que permite o controlo das despesas, que alerta para os limites de pagamentos, assim como, a falta de pagamento de um aluno, tornando-se uma ferramenta indispensável.
Da gestão eficiente de pessoas espera-se um funcionamento harmonioso de uma escola que inclui toda o universo escolar, ou seja, todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente nas suas atividades, nomeadamente: alunos, professores, coordenadores, funcionários, fornecedores e pais. Em geral, todos aqueles que podem afetar de alguma forma os objetivos estabelecidos.
Apesar dos gestores escolares serem obrigados a ter uma visão global dos objetivos de cada grupo, há a necessidade de personalizar e dividir responsabilidades. Esse é o grande desafio, principalmente para o número de profissionais envolvidos. Perante estes profissionais, é preciso lembrar o papel do gestor que deverá liderar motivando, ao mesmo tempo, que define as funções de cada um. Para esta área as ferramentas de ERP facilitam a compilação de informação relevante para desenvolvimento pessoal e profissional de cada um da instituição.
Na gestão de tempo e eficiência dos processos agrupa diferentes necessidades, nomeadamente a gestão de fornecedores e gestão de transportes, ou seja, tudo o que torna possível o ideal funcionamento de uma escola.
De acordo com alguns estudos, os gestores escolares passam boa parte do seu tempo imersos em tarefas operacionais, enquanto “apagam incêndios” diários. Enquanto que o planeamento, a médio e a longo prazo, fica para segundo plano. O software ERP permite ao gestor estabelecer listas de prioridades, definir bem as funções colaboradores e ainda desenhar processos, assim como, criar forma de os automatizar, gerindo o tempo de forma eficiente.
A cima de tudo há a necessidade de ter uma visão 360 graus da gestão escolar, que é apenas possível com um ERP atualizado, e que centre num único ponto toda a informação relevante e crítica da instituição.
Todos os pontos essenciais têm igual importância e devem ser integrados à gestão geral da escola. Apesar de alguns estarem mais relacionados entre si, todos se afetam entre si, podendo gerar reações em cadeia tanto positivas, quanto negativas. Os bons gestores são capazes de desenvolver uma visão 360°, atuando em cada setor com clareza e objetividade.
