No mercado existem várias ferramentas de gestão empresarial, mas nem todas conseguem interligar todos os processos fundamentais de uma empresa, como um ERP.
Um ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta de gestão empresarial que faz a ligação entre os processos-chave de cada empresa, numa única solução. Este sistema de informação pode agrupar e interligar processos como: ferramentas financeiras, contabilidade, recursos humanos, produção, marketing, vendas, compras, entre outras. Por outras palavras, o ERP é uma plataforma de software desenvolvida para interligar diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização de processos e o armazenamento centralizado de todas as informações do negócio.
ERP é a espinha dorsal digital de uma organização. Trata-se da arquitetura de transações que liga todas as funções de uma empresa, por exemplo, as vendas, o controlo e gestão de stock, gestão de produção e distribuição e a área financeira.
Mais importante que saber o que é um ERP, é perceber quais são as mais valias desta ferramenta e que benefícios pode trazer à gestão e organização de uma empresa. Para que, em simultâneo, se reflita sobre a que níveis um ERP pode levar para outro nível uma organização.
Para percebermos melhor estas soluções faz sentido analisar o que se tem feito até agora. Anteriormente, as empresas tinham à sua disposição um leque variado de ferramentas, umas para contabilidade, outras para as finanças e recursos humanos, por exemplo. Cada uma destas ferramentas focava-se unicamente num tópico fundamental da gestão empresarial, não ignorando os restantes tópicos, mas não os contemplava. Isto significava que coexistiam vários softwares de gestão, que trabalhavam isoladamente e sem partilha de informação. Em termos práticos, é como se os diferentes departamentos de uma empresa não se falassem, nem trabalhassem em conjunto.
Nos dias de hoje, esta realidade seria impensável. A partilha e troca de informação é hoje a chave para o desenvolvimento empresarial. Ter informação em tempo útil faz com que a empresa tenha a capacidade de tomar boas decisões e de se adaptar à realidade do mercado onde está inserida.
As soluções ERP entram pela porta da frente das empresas trazendo um mundo novo. Numa única solução ERP podemos ter acessoa várias ferramentas de gestão, finanças, contabilidade, recursos humanos, produção e distribuição, por exemplo. Esta ferramenta permite, para além da troca de informação, uma visualização global da empresa, onde esta gasta mais dinheiro e porquê, que recursos tem e para quanto tempo, como está a funcionar a produção e a distribuição. Estas questões especificas podem ser analisadas ao pormenor, de forma integrada e rapidamente é possível perceber como reduzir custos e maximizar recursos.
Em resumo: as soluções ERP conseguem agrupar os principais processos de gestão de uma empresa num único ponto, possibilita o trabalho em conjunto dos diferentes departamentos e constitui um sistema fluído de trabalho e de troca de informação. Permite uma minimização dos processos, reduz a duplicação de trabalho e maximiza os recursos.
Para retirar o máximo partido das soluções ERP as empresas devem refletir sobre elas próprias: na forma como as suas estruturas estão organizadas e nos serviços / produtos que estão a disponibilizar aos seus clientes. Para isso, poderá ajudar responder a uma série de perguntas, em jeito de check list, e rapidamente descobrirá quais os seus próximos passos.
Sente que tem alguma limitação interno ao crescimento? O seu software consegue dar resposta a todas as suas necessidades atuais ou tem de o contornar para as responder? Algumas questões básicas de funcionalidades acabam por multiplicar esforços e tarefas, desta forma perde eficiência. Para além dos aspetos básicos, será que há alguma limitação ao crescimento, impedindo, por exemplo, o crescimento à uma escala global.
Quantos sistemas separados está a utilizar em simultâneo? O desenvolvimento tecnológico tem trazido às empresas um leque vasto de soluções de gestão, mas todas trabalham de forma independente. Vai aperceber-se que, para além de ter vários softwares, estes não trabalham em conjunto por não serem compatíveis.
Não consegue
satisfazer as expetativas dos seus clientes? Imagine
que os colaboradores da sua empresa e clientes sejam, por exemplo, móveis e o
seu sistema não conseguir acomodá-los.
Tem, por exemplo, uma equipa de vendas ou de assistência técnica na rua sem acesso ao sistema da empresa? Neste cenário, a equipa de vendas/técnica é obrigada a escrever, no final do dia, a encomenda, o relatório de visita ou de intervenção, podendo faltar algum detalhe crucial no relacionamento com o cliente. Nesta situação, deve equacionar investir numa solução que satisfaça as necessidades dos seus clientes e que coloque à disposição dos seus colaboradores as ferramentas, para que estes alcançarem o sucesso.
Depois de responder às questões a cima, faz sentido voltar a sublinhar as grandes vantagens de uma solução ERP:
- Qualidade e eficácia,
- Redução de custos,
- Agilidade empresarial,
- Eliminar o uso de interfaces manuais,
- Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização,
- Otimizar o processo de tomada de decisão,
- Eliminar a redundância de atividades,
- Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado,
- Reduzir as incertezas do Lead time,
- Incorporação de melhores práticas aos processos internos da empresa,
- Reduzir o tempo nos processos de gestão,
- Redução de stock,
- Redução da carga de trabalho, pois atividades repetitivas devem ser automatizadas,
- Melhor controlo das operações da empresa;
- Melhoria de infraestrutura de hardware,
- Aumento do conhecimento sobre as infraestruturas de TI,
- Adequação ao cumprimento das legislações vigentes.
Atualmente vivemos numa sociedade em que a troca de informação acontece de forma rápida, e é exigido às organizações que acompanhem essa rapidez. Uma solução ERP, é uma ferramenta essencial para ajudar as empresas a manter o dinamismo que lhe é imposto pelo mercado, mantendo-as competitivas e garantindo respostas assertivas em tempo útil.
